Front Office: Voor al jouw vakantievragen!

In een gezellig kantoorpand in Gouda, Nederland, vind je elke werkdag een klein, maar toegewijd team van Front Office-medewerkers. Dit team bestaat uit vier pientere dames (Arina, Esther, Bianca en Desiree) en één man (Marcel). Samen vormen ze een baken van kennis en staan ze altijd paraat om jouw vragen te beantwoorden, zo ook op een zonovergoten ochtend in oktober. 
 

Telefonisch 

Een man die op het punt van boeken staat, belt die ochtend naar het kantoorpand met enkele prangende vragen. Nog voordat Front Office-medewerker Marcel ‘goedemorgen’ kan zeggen, begint de persoon al met het afvuren van vragen zoals 'Is ChaletsPlus betrouwbaar en is mijn geld veilig bij jullie?' en 'Kan ik regelmatig informatie van ChaletsPlus ontvangen?'. Marcel weet de beller direct gerust te stellen door te wijzen op het lidmaatschap van ChaletsPlus bij SGR en thuiswinkel.org, en het indrukwekkende klantenoordeel van gemiddeld 8.8! Daarnaast legt de medewerker uit dat aanmelden voor de nieuwsbrief gratis is, en dat het volgen van ChaletsPlus op Facebook en Instagram je op de hoogte houdt van de laatste ontwikkelingen in het gebied van je geboekte vakantiewoning. Met dit snelle en adequate optreden van Marcel verdwijnen de zorgen van de man als sneeuw voor de zon.

Via de Chat

De volgende dag heeft de man inmiddels zijn vakantie geboekt. Toch heeft hij nog wat vragen over zijn accommodatie in Bramberg am Wildkogel. Omdat de man in de trein in de stiltecoupé zit, kan hij echter niet bellen om deze vragen te stellen aan een Front Office-medewerker. Gelukkig heeft ChaletsPlus ook een handige chatfunctie waar vragen gesteld kunnen worden. De persoon stelt daarom zijn vragen via de chat: ‘Waar kan ik broodjes bestellen?’, ‘Wat voor koffiezetapparaat is in de vakantiewoning aanwezig?’ en ‘Mag ik mijn hond meenemen?’. Bij de laatste vraag wordt zelfs een foto van de viervoeter meegestuurd. Front Office-medewerker Desiree die zich bezighoudt met het beantwoorden van vragen via de chat houdt zelf veel van honden, maar moet de beller helaas toch teleurstellen. "Ondanks dat we bij ChaletsPlus échte dierenvrienden zijn, zijn huisdieren helaas in de meeste chalets niet toegestaan. Je kunt op de website checken in welke woning dat wel is toegestaan", laat Desiree weten.

Ook op de andere twee vragen geeft Desiree netjes antwoord: "Broodjes kun je in Bramberg am Wildkogel, evenals in Königsleiten, Hochkrimml, Wald im Pinzgau, Neukirchen, Dienten en Saalbach dagelijks in de winter- en zomermaanden (maanden juni t/m augustus) bestellen." Desiree vervolgt: "Onze vakantiewoningen hebben standaard een filterkoffiezetapparaat. Indien er ook een Senseo of Nespresso machine aanwezig is, staat dit vermeld in de beschrijving op onze website". Wederom is de man duidelijk te woord gestaan en zijn al zijn vragen beantwoord. Desiree wenst de persoon alvast een fijne vakantie en sluit de chat af. 

Per Mail

Na de persoon in kwestie wekenlang niet gesproken te hebben, ontvangt Front Office op een koude decemberdag plots een mail:

"Beste ChaletsPlus-medewerkers,

Ik sta op het punt te vertrekken naar Oostenrijk. Ik heb me echter niet helemaal goed voorbereid en rij voor het eerst alleen, in mijn elektrische auto, naar het Alpenland. Ik weet door mijn gebrekkige voorbereiding niet waar ik onderweg mijn auto kan opladen en of ik per se winterbanden nodig heb. Ook vraag ik me af hoe mijn partner en twee kinderen, die per vliegtuig reizen in verband met de hoeveelheid spullen die ik meeneem in de auto, vanaf het vliegveld naar ons chalet moeten komen. Kunnen jullie mij alsjeblieft helpen?

Met vriendelijke groet,"

Zonder aarzeling pakt de Front Office-medewerker Esther direct de telefoon en belt de persoon terug. Gelukkig wordt er aan de andere kant van de lijn opgenomen. Esther merkt de stress in de stem van de persoon en probeert hem meteen gerust te stellen. "Geen zorgen," zegt Esther, "Als je naar de website van Chargemap gaat, vind je daar een fantastisch overzicht van alle elektrische laadpalen onderweg naar Oostenrijk." Vervolgens vraagt de gast: "En wat betreft de winterbanden? Mijn buurman heeft een garage, dus ik kan daar snel langsrijden als dat nodig is." Esther antwoordt: "Ja, dat zou ik zeker doen. Sinds januari 2008 moeten alle auto's die zich in Oostenrijk onder winterse omstandigheden op de weg begeven, voorzien zijn van winterbanden en voldoende ruitensproeiervloeistof met antivries. En trouwens, over je partner en kinderen gesproken, voor hen zou het Openbaar Vervoer, een taxi of een huurauto de beste optie zijn. Als ze kiezen voor het OV, moeten ze echter rekening houden met langere reistijden en vaker overstappen dan gebruikelijk."

Op de Site

De volgende avond stapt de man in zijn auto naar Oostenrijk. Als hij een uur onderweg is, wordt de persoon gebeld door zijn vrouw: zijn schoonmoeder kan op het laatste moment toch niet mee, omdat ze ziek is. Hij bedenkt zich geen seconde en belt wederom naar ChaletsPlus. Alle Front Office-medewerkers zijn op dat moment echter niet meer beschikbaar, want het is inmiddels 19:00 uur ’s avonds. De ongeruste man zet zijn auto langs de kant, pakt zijn telefoon en surft naar de door Front Office-medewerker Arina bijgewerkte website van ChaletsPlus om daar te kijken of het antwoord op de vraag ‘Hoe geef ik later een wijziging voor mijn boeking door?’ erbij staat. En warempel, op de website staat onder het kopje veelgestelde vragen het antwoord op zijn vraag. Het doorgeven van een wijziging met betrekking tot een boeking kan gedaan worden via Mijn ChaletsPlus. Hier kunnen wel wijzigingskosten voor worden berekend. 

Vertraging

Helaas wordt hij als hij net Oostenrijk binnenrijdt wederom gebeld met slecht nieuws. Zijn vrouw en kinderen hebben namelijk het vliegtuig gemist en kunnen waarschijnlijk pas veel later naar Oostenrijk komen. De man hangt gefrustreerd op en controleert of het mogelijk is om de vakantie nog te annuleren. De familie gaat immers slechts vier dagen naar Oostenrijk, dus als ze pas dagen later arriveren, zou de reis de moeite niet waard zijn. Opnieuw raadpleegt de persoon de website voor informatie over annuleringskosten en hoe de boeking geannuleerd kan worden. Opnieuw heeft Arina de informatie duidelijk op de website verwerkt en leest de man dat er aan een annulering mogelijk kosten verbonden zijn, maar dat dat afhangt van de huurovereenkomst met de verhuurder van de vakantiewoning of van een afgesloten annuleringsverzekering.

Net als de man de reis wil annuleren, belt zijn vrouw om te melden dat ze een plek in een vliegtuig hebben gekregen die al over een uur vertrekt. De man haalt opgelucht adem en beseft zich dat hij en zijn familie zich dus toch kunnen verheugen op een aantal heerlijke dagen in de Oostenrijkse bergen! 

Geweldig 

Ondanks de chaotische voorbereiding en het bijna afblazen van de vakantie, beleeft de man met zijn familie vier fantastische dagen. De vakantie verloopt vlekkeloos en iedereen geniet ontzettend. 
 
Eenmaal thuis en weer een paar dagen aan het werk, realiseert de man zich dat de borg nog niet is terugbetaald. Hij besluit opnieuw telefonisch contact op te nemen met ChaletsPlus. Tot zijn vreugde wordt de telefoon snel beantwoord door Front Office-medewerker Bianca. De beller voelt zich meteen opgelucht en begint zijn dankbaarheid uit te drukken voor de hulp die hij heeft ontvangen tijdens zijn vakantie en de voorbereiding daarop. Bianca reageert verheugd op het dankwoord: "Graag gedaan en wat leuk om te horen dat je zo genoten hebt! Bij ChaletsPlus streven we ernaar om uitstekende service te bieden en persoonlijke aandacht staat bij ons hoog in het vaandel." 
 
Na het bedanken stelt de man de vraag waar hij voor belde: "Weet je toevallig wanneer ik mijn borg terugkrijg?". Bianca controleert de status van de woning, ziet dat deze op in orde staat en kan daardoor de beller vertellen dat hij uiterlijk binnen 21 dagen na thuiskomst de borg terugontvangt. De man bedankt Bianca en ook Marcel, Esther, Arina en Desiree hartelijk en sluit het gesprek af: "Dat is heel fijn. Bedankt voor de geweldige service. Mijn volgende vakantie zal mede hierdoor zeker weer bij ChaletsPlus geboekt worden!"

---

---

Chalets

Bekijk alle chalets

---

Chalets

Bekijk alle chalets